MENGORGANISASIKAN PERUSAHAAN BISNIS

A.    ORGANISASI

Pengertian organisasi menurut beberapa tokoh antara lain:

1.    James D. Mooney, organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

2.    Stephen P. Robbins, organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat didefinisikan, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.[1]

3.    Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.[2]

Merujuk pada pendapat tiga tokoh diatas dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah sebuah sistem kerja yang dibentuk oleh sekolompok orang dengan sebuah batasan yang relatif dapat didefinisikan dengan tujuan yang sama.

B.     STRUKTUR ORGANISASI

merupakan komponen dasar organisasi yang mendukung kelancaran kinerja organisasi tersebut dengan pembagian-pembagian fokus pekerjaan yang harus dikerjakan dengan beriringan agar mampu mewujudkan tujuan dari didirikannya organisasi tersebut.

Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.[3]

1.      Faktor Penentu Organisasi

Struktur organisasi tidak terbentuk dengan tiba-tiba, banyak pertimbangan yang mempengaruhi keputusan dalam menentukan struktur organisasi. Hal itu dilakukan agar cita-cita dalam mendirikan organisasi bisa terwujud. Banyak unsur yang bekerja sama dalam menentukan struktur organisasi.[4]

Berikut ini adalah faktor-faktor penentu organisasi:

·      Strategi

Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat. Tepatnya, struktur harus mengikuti strategi.

·      Ukuran Organisasi

Terdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan memengaruhi strukturnya. Sebagai contoh, organisasi-organisasi besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi, departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil.

·      Teknologi

Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.

·      Lingkungan

Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya. Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah. [5]

2.      Rantai Komando

Rantai komando (chain of command) adalah struktur tanggung jawab pengambilan keputusan dari tingkat kewenangan tertinggi ke tingkat terendah.[6] Sebagian besar bisnis menyiapkan bagan organisasi (organization chart) untuk menjelaskan struktur dan memperlihatkan posisi masing-masing karyawan dalam operasi suatu perusahaan.

C.     Dasar-dasar Pembentuk struktur Organisasi

Tahap pertama dalam membangun struktur bisnis, baik berskala besar mauoun kecil, adalah sebagai berikut :

a)    Spesialisasi (menentukan siapa yang akan mengerjakan apa)

Proses menidentifikasi pekerjaan-pekerjaan khusus yang harus dilakukan dan menetukan siapa yang akan melakukannya menghasilkan spesialisasi pekerjaan (job spesialization). Dalam hal itu, seluruh organisasi hanya memiliki satu pekerjaan utama, seperti membuat mobil (Ford) menjual barang-barang kepada konsumen (Wal-Mart), atau memberikan jasa telekomunikasi (AT&T).

·         Spesialisasi dan Pertumbuhan

Spesialisasi pekerjaan merupakan bagian alami dari pertumbuhan organisasi. Spesialisasi juga memiliki beberapa keuntungan. Contohnya, pekerjaan yang telah dispesialisasi itu lebih mudah dipelajari dan dapat dilaksanakan secara lebih efisien dibanding pekerjaan yang nonspesialisasi, dan juga mempermudah manajemen untuk menggantikan orang-orang yang meninggalkan organisasi.[7]

b)   Departementalisasi

Departementalisasi yaitu menentukan bagaimana sebaiknya mengelompokkan orang-orang yang melaksanakan tugas-tugas tertentu. Perusahaan yang berbentuk departementalisasi diuntungkan oleh pembagian kegiatan. Kontrol dan koordinasi dipersempit dan menjadi lebih mudah, sehingga manajer puncak dapat lebih mudah bagaimana berbagai unit berjalan.[8]

·         Departementalisasi Berdasarkan Pelanggan

Di kehidupana nyata, departementalisasi berdasarkan pelanggan dapat dilihat dari keberadaan toko-toko yang bertema seperti toko sepatu wanita, toko sepatu pria, toko pakaian wanita, toko pakain anak-anak dan lain-lain. Kondisi semacam itu akan membuat belanja menjadi lebih mudah dengan penyediaan segmen-segmen toko yang mudah dikenali.

·         Departementalisasi Berdasarkan Produk

Dalam hal ini produsen membagi organisasi berdasarkan produk-produk atau jasa-jasa yang dihasilkan.

·         Departementalisasi Berdasarkan Proses

Pembagian tugas-tugas dalam organisasi berdasarkan proses produksinya.

·         Departementalisasi Berdasarkan Geografis

Beberapa perusahaan dibagi atas daerah di negara itu atau di dunia yang mereka layani.

·         Departementalisasi Berdasarkan Fungsi

Banyak perusahaan jasa manufaktur yang membangung departemen berdasarkan kelompok fungsi atau aktivitas bentuk organisasi yang dikenal sebaga departementalisasi berdasarkan fungsi. Perusahaan semacam ini biasanya mempunyai departemen poduksi, penjualan dan pemasaran, sumber daya manusia, serta departemen akuntansi dan keuangan.

D.    Menetapkan Hierarki Pengambilan

Para manajer harus secara eksplisit menetapkan hubungan pelaporan antara antara posisi / jabatan sehingga setiap orang akan mengetahui siapa yang bertanggung jawab pada berbagai keputusan dan organisasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui cara menyusun dan menetapkan kerangka kerja organisasi sehingga setiap orang bekerja bersama-sama untuk meraih tujuan bersama. Pada umunya perkembangan hierarki di bagi menjadi tiga tahap :

1)      Menetapkan tugas-tugas : Tanggung Jawab dan Wewenang

Dalam suatu perusahaan bisnis yang mempekerjakan lebih dari satu orang ,para individu harus menetapkan perjanjian mengenai tanggung jawab dan wewenang.  Tanggung Jawwab (responsibility) adalah kewajiban melakukan tugas yang sudah diberikan. Wewenang (authority) adalah kekuasaan mengambil keputusan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut.

2)      Melaksanakan Tugas : Delegasi dan Akuntabilitas

Delegasi (delegation) dimulai ketika manajer memberikan tugas kebawahannya. Akuntabilitas (accountability) berpindah ke bawahan, yang kemudian harus menyelesaikan tugas tersebut.

            Sayangnya banyak manajer benar-benar mengalami kesulitan mendelegasikan tugas tersebut ke pihak lain. Kesulitan tersebut tercermin dari pengusaha-pengusaha kecil yang seluruh pekerjaannya di selesaikan sendiri oleh pemiliknya. Beberapa pakar mengemukakan beberapa alasan sukarnya bagi manajer bisnis kecil melakukan pendelegasian secara efektif :

·         Perasaan bahwa karyawan tidak pernah dapat melakukannya sebaik anda

·         Rasa takut bahwa sesuatu tidak akan berjalan dengan baik apabila seseorang mengambil ali tugas anda

·         Kurangnya waktu untuk peerencaan jangka panjang karena anda terpaku pada operasi sehari-hari

·         Perasaan tidak mengetahui tren industri dan produk-produk pesaing karena waktu anda sepenuhnya tercurah untuk operasi sehari-hari

Untuk memulai kecenderungan itu ,para pemilik bisnis kecil harus memulainya dengan cara mengakui bahwa mereka tidak akan pernah lagi melakukan pekerjaanya sendirian. Sebagian manajer di perusahaan-perusahaan besar juga tidak banyak melakukan peendelegasian. Beberapa alasan anatara lain :

·         Rasa takut bahwa bawahannya tidak benar-benar tahu cara melakukan pekerjannya

·         Kurangnya kemampuan mendelegasikan secara efektif ke pihak lain.

·         Keinginan untuk mempertahankan kontrol sebanyak mungkin mengenai pekerjaan dilakukan.

Pemecahan masalah kecenderungan tersebut dapat di atasi .  Pertama ,semua manajer harus menyadari bahwa semua pekerjaannya tidak dapat dilakukan sendiri. Kedua ,apabila bawahan tidak dapat melakukan pekerjaannya, mereka harus di latih agar dapat lebih bertanggung jawab dikemudian hari. Ketiga, para manajer seharusnya juga menyadari bahwa apabila bawahan melakukan tugasnya melakukan tugasnya dengan baik, maka hasil tersebut juga akan menguntungkan manajernya.

3)      Mendistribusikan Wewenang : Sentralisasi dan Desentralisasi

Organisasi Tersentralisasi , Semakin besar perusahaan semakin banyaklah keputusan yang di ambil. Dengan demikian terdapat kecenderungan untuk menerapkan pola yang  lebih tersentralisasi

Organisasi Terdesantralisasi ,kebanyakan weweanang pengambilan keputusan didelegasikan ke berbagai tingkatan manajemen di bawah manajeamen puncak. Maksud desentralisasi pada dasarnya adalah untuk membuat perusahaan lebih responsif terhadap lingkungannya ,dengan cara memecah menjadi beberapa unit.[9]

E.     Bentuk-Bentuk Dasar Struktur Organisasi

Organisasi dapat membentuk struktur mereka dengan cara yang jumlahnya hampir tidak terbatas. Namun demikian, kita dapat mengidentifikasi empat bentuk dasar setruktur organisasi yang di ikuti sebagian besar perusahaan. Diantaranya yaitu struktur organisasi fungsional, divisional, matriks, dan internasional.

·         Organisasi Fungsional

Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.[10] Organisasi ini menetukan wewenang berdasarkan keterkaitan antara fungsi dan aktivitas kelompok.

·         Organisasi Divisional

Struktur organisasi dengan divisi-divisi. Departemen yang memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.Korporasi beroperasi sebagai bisnis yang bersifat otonom di bawah naungan korporasi yang lebih besar.

Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya.[11]

·         Organisasi Matriks

Stuktur organisasi yang dibentuk berdasarkan kelompok-kelompok dan anggota kelompok melapor kepada dua manajer atau lebih.

Organisasi matriks disebut juga organisasi manajemen proyek, yaitu organisasi yang penggunaan struktur organisasinya menunjukkan para spesialis yang mempunyai keterampilan di masing-masing bagian dalam perusahaan yang dikumpulkan  menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi ini digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya dibidang penelitian dan pengembangan.[12]

Ø  Kelebihan organisasi matriks antara lain:

ü  Ada fleksibilitas pada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas,

ü  Mendorong kerjasama antar berbagai keterampilan, dan

ü  Merupakan tempat latihan manajer-manajer stratejik.

Ø  Kekurangan organisasi matriks antara lain:

ü Pertanggungan jawab ganda dapat membuat kebingungan dan kebijakan yang kontradiktif,

ü Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal, dan

ü Dapat mengarah pada konflik antar bagian.

·         Organisasi Internasional

Pendekataan struktur organisasi yang dikembangkan untuk merespon kebutuhan, memproduksi, membeli, dan menjual di pasar global.

·                               Desain Organisasi Abad ke-21

        Dengan berkembangnya pasar dan kebutuhan akan kebutuhan perubahan organisasi sekarang ini ada 4 bentuk baru dari organisasi yang populer :

1)   Organisasi Tanpa Batas

Organisasi tanpa batas (boundaryless organization) adalah organisasi yang meminimalkan atau menghilangkan batasan - batasan dan struktur internasional.

2)   Organisasi Tim      

Organisasi tim ( team organization) hamper sepenuhnya bergantung pada tim bertipe peroyek. Organisasi terdiri dari unit-unit yang keseluruhannya berukuran kecil.

3)   Organisasi Maya

Organisasi maya (virtual organization) organisasi ini sangat berkaitan dengan organisasi tim. Organisasi maemiliki sedikit atau tanpa setruktur formal.organisasi itu mempunyai beberapa kariyawan tetap, staf dalam jumlah terbatas, dan fasiitas administrasi sederhana.

4)   Organisasi Pembelajaran

Organsasi pembelajaran (learning organization) bekerja mengintegrasikan pengembangan berkelanjutan melalui pembelajaran dan pengembangan berkelanjutan melalui pembelajaran dan pengembangan karyawan secara berkeseimbangan.  Dalam pengertian yang lebih khusus, organisasi pembelajaran itu bekerja untuk memfasilitasi proses pembelajaran dan memfasilitasi proses pembelaaran dan pengembangan pribadi sepanjang hidup seluruh karyawan.

F.      Organisasi Informal

Struktur formal organisasi-pengaturan pekerjaan dan berkaitan dengan pekerjaan yang resmi. Semua organisasi juga memiliki dimensi lain-organisasi informal, yaitu tempat orang-orang melakukan pekerjaannya dengan cara yang berbeda.

·         Sistem Organiasi Formal versus Informal

Organisasi formal suatu bisnis merupakam bagian yang dapat dilihat dan digambarkan dalam bentuk bagan. Keseluruhan perusahaan sama sekali tidak terbatas pada bagian organisasi dan pemberian wewenang secara formal. Sering kali, organisasi informal (informal organization)-interaksi social antara karyawan dan hubunagn antara pekerjaan formal-secara efektif megubah setruktur formal perusahaan itu. Sisi negatifnya, organisasi informal dapat juga menimbulkan kebijakan kantor yang menempatkan kepentinganpribadi atas kepentingan perusahaan. Dan banyak pula bahaya yang dapat di sebabkan oleh informasi yang menyimpang atau tidak akurat.

·         Kelompok informal

Kelompok informal (informal group) adalah sekelompok orang yang saling berinteraksi. Mereka mungkin saja merupakan orang-orang yang bekerja sama secara formal. Danpak itu bias menjadi danpak positf dan negatif.

·         Jaringan Komunikasi Informal

Jaringan informasi informal (grapevine) merupakan alur komunikasi informal yang terjadi dalam seluruh organisasi. Mencoba untuk menghilangkan jaringan informasi informal bisa menjadi tindakan yang sia-sia. Dengan membuka komunikasi yang cepat tanggap terhadap informasi yang tidak akurat dapat menekan danpak negatif dari jaringan informasi internasional.

·         Interapreneuring

Sejumlah organisasi mengambil sikap untuk mendukung informasi formal. Mereka melakukan untuk berbagai alasan. kita membahas dua di antaranya. Pertama, sebagian besar menejer yang berpengalaman sadar bahwa organisasi. Kedua, banyak menejer yang mengetahui cara menggunakan informasi tersebut untuk mendukung organisasi formal. Menciptakan dan mempertahankan inovasi dan fleksibilitas lingkungan bisnis kecil di dalam batas struktur organisasi yang besar dan birokraktif. (Ricky W Griffin & Ronald J Ebert, BISNIS, Jakarta:Erlangga, hal 199-206).

---

[1] http://fadilfj.blogspot.co.id/2013/10/pengertian-ciri-ciri-unsur-dan-bentuk.html, pada tanggal 11 November 2015, pukul 5:55

[2] https://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi, pada tanggal 11 November 2015, pukul 5:59

[3] https://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi, pada tanggal 10 November 2015, pukul 23:36.

[4] Ricky W Griffin & Ronald J Ebert, BISNIS, Jakarta:Erlangga, hal 186

[5] https://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi, pada tanggal 10 November 2015, pukul 23:36.

[6] http://kamusbisnis.com/arti/rantai-komando/, pada tanggal 10 Novemember 2015, pukul 23:41.

[7] Ricky W Griffin & Ronald J Ebert, BISNIS, Jakarta:Erlangga, hal 188-190

[8] Ricky W Griffin & Ronald J Ebert, BISNIS, Jakarta:Erlangga, hal 190-191

[9] Ricky W Griffin & Ronald J Ebert, BISNIS, Jakarta:Erlangga, hal 192-197

[10] http://anissaisyaa.blogspot.co.id/2011/11/bentuk-bentuk-organisasi-dan.html, pada tanggal 11 November 2015, pukul 06:15

[11] http://web-suplemen.ut.ac.id/html/suplemen/ekma5309/fproses_certob3.htm, pada tanggal 11 November, pukul 06:24

[12] http://faisalabduh97.blogspot.co.id/2011/10/organisasi-matriks.html, pada tanggal 11 November 2015, pukul 06:28